○むつ総合病院文書取扱規程

平成5年3月31日

訓令甲第3号

目次

第1章 総則(第1条~第10条)

第2章 文書の取扱い

第1節 通則(第11条~第14条)

第2節 文書の収受及び配布(第15条~第22条)

第3節 起案(第23条~第29条)

第4節 決裁及び合議(第30条~第36条)

第5節 公印及び発送等(第37条~第41条)

第6節 保存及び廃棄(第42条~第54条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めのあるものを除くほか、むつ総合病院(以下「病院」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 決裁 管理者若しくはその委任を受けた者又は専決代決者(一部事務組合下北医療センター事務専決代決規程(平成2年一部事務組合下北医療センター訓令甲第1号)の規定により専決権又は代決権を有する者をいう。以下同じ。)が回議及び合議を経た起案文書について、最終的に承認、決定又は裁定を与え、起案を確定し、病院の意思を決定することをいう。

(2) 専決 管理者又はその委任を受けた者の権限に属する事務の一部を定められた責任の範囲内において、常時管理者又はその委任を受けた者に代わって決裁することをいう。

(3) 代決 決裁権限のある者が不在の場合に、一時その者に代わって決裁することをいう。

(4) 回議 起案者の直属系統の上司の承認を求めるため、起案文書を回して認印を受けることをいう。

(5) 合議 起案内容に関連のある課(科、部及び室を含む。以下同じ。)に対して承認を求めるため、起案文書を回して認印を受けることをいう。

(6) 到着文書 郵便及び使送等の方法により病院に到着した文書をいう。

(7) 収受文書 病院に送達された文書で、一定の手続に従って収受した文書をいう。

(8) 配布文書 収受文書について、その文書に関する事務の主管課に配布された文書をいう。

(9) 起案文書 病院の意思を決定し、これを具体化するため、事務の処理についての原案を記載した文書をいう。

(10) 合議文書 起案文書について、起案者の所属する課内において関係職員に回議され、又は他の関係課に、合議される文書をいう。

(11) 決裁文書 病院の意思決定を行う権限のある者の決裁を受けた文書をいう。

(12) 発送文書 決裁文書で、郵送及び使送等の方法により、一定の手続に従って発送する文書をいう。

(13) 完結文書 決裁文書で、一定の手続に従って施行され、かつ、事務の処理を完結したものをいう。

(14) 未処理文書 収受文書又は配布文書で、何らの処理もされていないままとなっているものをいう。

(15) 保管文書 完結文書で、保存のため総務課に引き継ぐことが必要なもの及びその必要のないものについて、主管課において、一定期間保存する文書をいう。

(16) 保存文書 主管課から保管文書の引継ぎを受けて、総務課が一定の期間保存する文書をいう。

(17) 廃棄文書 保存文書又は保管文書が保存年限に達したため、一定の手続に従って廃棄する文書をいう。

(18) 編集簿冊 文書類目基本分類表に基づき分類、整理し、かつ、別に定める簿冊名称の区分ごとに編集された簿冊をいう。

(文書の取扱いの原則)

第3条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が円滑かつ適正に行われるようにしなければならない。

(課長等の職務)

第4条 課長(科の長、部の長及び室の長を含む。以下同じ。)は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、かつ、随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。

2 係長(主任を含む。以下同じ。)は、上司の指揮を受けてその課における文書の処理状況を明らかにし、事務処理の推進に努めなければならない。

(総務課長の責務)

第5条 総務課長は、各課の文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。

(文書の種類)

第6条 文書の種類は、その性質により次のとおり区分する。

(1) 一般文書 往復文書及び部内文書その他の文書で法規文書、令達文書及び公示文書以外のもの

(2) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 令達文書

 訓令甲 所属機関又は所属職員の全部又は一部に対して、その職務に関する事項について命令し、公表するもの

 訓令乙 所属機関又は所属職員の一部に対して、その職務に関する事項について命令し、公表しないもの

 内訓 訓令中秘密事項を内示するもの

 指令 特定の個人又は団体からの申請又は願い出に対して、許可、認可等の行政処分を行うため発するもの

 達 特定の個人又は団体に対して、特定の事項について作為若しくは不作為を命じ、又は行政処分を取り消すために発するもの

(4) 公示文書

 告示 法令等の規定に基づき決定した事項その他の重要な事項を広く一般に周知させるために公示するもの

 公告 一定の事項について広く一般に周知させるため公示するもの

(帳票等)

第7条 事務の取扱いに使用する帳票等の種類及び様式は、別表第1のとおりとする。

(文書主管課)

第8条 文書の収受、発送、配布及び完結文書の保存は、総務課で行うものとする。

2 各課において直接取り扱うべき文書の収受、発送、集配及び完結文書の保存に関しては、この規定中総務課が処理すべき事項を、当該各課が自ら行うものとする。

3 総務課長は、文書事務に関して全般を指導総括するものとする。

(文書の集配)

第9条 文書の集配は、総務課の伝送員により行うものとする。ただし、次の各号に掲げる場合は、この限りでない。

(1) 緊急又は秘密を要する持ち回り又は即決を要する文書

(2) 大量印刷物、雑誌、書籍等の集配困難なもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、総務課長が集配困難又は不適当と認めたもの

2 前項の集配は、午前10時及び午後2時に行うものとする。

3 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる日は、集配は行わないものとする。

(1) 日曜日及び土曜日

(2) 国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日

(3) 12月30日から翌年1月3日までの日(前号に掲げる日を除く。)

(課における文書処理の原則)

第10条 課における文書の処理は、課長総括のもとに絶えず文書の迅速な処理に留意して行い、事案が完結するまでその経過を明らかにしておくとともに、文書の整理、保管及び引継ぎを完全にしなければならない。

第2章 文書の取扱い

第1節 通則

(文書類目基本分類表、分類番号及び文書番号)

第11条 文書には、文書類目基本分類表(別表第2)に基づく番号(以下「分類番号」という。)と会計年度による一連番号(以下「文書番号」という。)及び課の記号(別表第3)を記入しなければならない。ただし、同一事案に関する文書については、同一番号とする。

2 前項本文の規定にかかわらず、契約書、感謝状、書簡その他分類番号、文書番号及び課の記号を付することが適当でないものについては、当該分類番号、文書番号及び課の記号を付さないことができる。

(法規番号、令達番号及び公示番号)

第12条 法規文書、令達文書及び公示文書には、それぞれ法規番号、令達番号及び公示番号を付さなければならない。

2 前項の番号は、総務課に備え付ける公布簿(様式第1号)により付し、種類ごとに暦年による一連番号とする。

(文書の分類)

第13条 文書は、事務局長が別に定める文書類目基本分類表により、大分類、中分類、小分類及び書目分類表に分類しなければならない。

(文書の整理保管)

第14条 文書は、処理済文書にあってはその分類区分に従い処理済フォルダーに、未処理文書にあっては懸案フォルダー又は合議フォルダーに収納整理し、所定の場所に整理保管して置かなければならない。ただし、フォルダーに収納することが適当でないと認められる文書は、フォルダーに収納しないで所定の場所に整理保管することができる。

第2節 文書の収受及び配布

(病院に到達した郵便物等の開封)

第15条 病院に到達した使送文書、郵便物(郵便法(昭和22年法律第165号)第22条に規定する第二種郵便物及び同法第23条に規定する第三種郵便物を除く。)、電報及び物品は、次に掲げるものを除き、総務課がすべて開封し、その余白に収受日付印(様式第2号)を押し、左上部に文書処理カード(様式第3号)を貼付し、文書整理カード(様式第4号)を作成する。

(1) 親展及び秘扱いの表示のあるもの

(2) 職員の個人あてのもの

(文書等の収受及び配布の方法)

第16条 総務課は、病院に到達した次の表の左欄に掲げる文書、郵便物、電報及び物品(以下「到達文書等」という。)同表の右欄に掲げる方法により収受及び配布しなければならない。ただし、執務時間外に行う到達文書等の収受及び配布の方法については、別に定める。

1 親展及び書留の取扱いの郵便物

封皮(開封したものは文書の余白)に収受日付印を押し、親展書留収受簿(様式第5号)に所要事項を記載の上、当該到達文書等を主管課長に配布し、親展書留収受簿に受領印を徴すること。この場合において、開封したものは、封皮を添付して配布すること。

2 使送文書及び書留の取扱いでない郵便物のうち、総務課が開封したもので金券、有価証券又は現金が添付されているもの

文書の余白に収受日付印を押し、金券等収受簿(様式第6号)に所要事項を記載の上、当該到達文書等に金券、有価証券又は現金を添えて主管課長に配布し、金券等収受簿に受領印を徴すること。

3 訴訟に関する文書、入札書その他収受日時が権利義務の得喪に関係のある文書(総務課が開封したものに限る。)

文書の余白に収受日付印を押し、収受の時刻を朱書して証印し、その封皮を添付して主管課長に配布すること。

4 親展以外の電報(総務課が開封したものに限る。)

ア 慶弔電報等儀礼的なものを除き、文書の余白に収受日付印を押し、電報収受簿(様式第7号)に所要事項を記入し、主管課長に配布し、電報収受簿に受領印を徴すること。

イ 慶弔電報等儀礼的なものには、速やかに主管課長に配布すること。

5 総務課が直接受領した使送文書で第2号以外のもの(総務課が開封したものに限る。)

文書の余白に収受日付印を押し、使送文書等配布簿(様式第8号)に所要事項を記載し、主管課長に配布し、使送文書等配布簿に受領印を徴すること。

6 総務課が開封した郵便物で前号以外のもの

文書の余白に収受日付印を押し、主管課長に配布すること。

7 鉄道便等により送達された物品

鉄道便等配布簿(様式第9号)に所要事項を記載し、主管課長に配布し、鉄道便等配布簿に受領印を徴すること。

8 前号以外のもの

そのまま主管課長に配布すること。

2 収受文書は、総務課長においてその主管課を決定する。

3 総務課長は、2以上の課に関係のある到達文書等を受領したときは、当該到達文書等を当該到達文書等に係る事務を主として担当する課長に配布しなければならない。

(送料未納又は不足の文書等の処理)

第17条 送料が未納又は不足の郵便物等は、総務課長がその必要を認めたものに限り、その料金を支払い、これを受け取ることができる。

2 誤って送られてきた文書があった場合、総務課は、正当なあて先に転送しなければならない。

3 文書の返戻には、付箋用紙(様式第10号)を用いるものとする。

(2以上の課に関係のある文書の写しの配布)

第18条 総務課長は、2以上の課に関係のある文書を受領したときは、速やかにその写しを関係課長に配布しなければならない。

(文書整理カードの作成)

第19条 文書整理カードは、総務課が作成する。

2 収受文書は、文書整理カードに分類番号、文書番号、文書件名、発信者、受信者、受付年月日、保存年及び課の記号を記入する。

3 文書整理カードは、A、B、Cの各1枚を同時に作成し、次の各号に定めるところにより用いる。

(1) 文書整理カードAは、総務課のカードラックに分類番号順に整理し、文書収受の状態を把握する。

(2) 文書整理カードBは、収受文書に添えて主管課に配布し、主管課では、課のカードラックに分類番号、文書番号順に整理し、文書の動態を把握する。

(3) 文書整理カードCは、総務課において課別のカードラックに分類番号順に整理し、各課文書の動態を把握する。

(文書処理カードの記入及び指示)

第20条 主管課長は、配布された文書について、自ら処理するものを除き、文書処理カードに次の各号により処理に必要な指示事項を記入の上、課長補佐(2人以上の課長補佐及び室長補佐を置く課にあっては当該事務を担当する課長補佐及び室長補佐をいう。以下同じ。)又は担当係長に指示し、回付しなければならない。ただし、管理者、本部長、院長又は事務局長の指示を求める必要がある場合は、その指示を受けた後に文書処理カードに必要な事項を記入するものとする。

(1) 主管課受領日時欄に所要事項を記入すること。

(2) 決裁の区分を明確に指示すること。

(3) 担当を明確に指示すること。

(4) 回答の必要欄の要、不要を○で囲み指示すること。

(5) 処理期日について明確に指示すること。

(6) 他の課と合議を必要とする場合は、その課名を明確に指示すること。

(7) 処理の大要を指示すること。

2 上司から回付を受けた課長補佐又は担当係長は、上司の指示に基づき次の各号により担当者に指示し、文書を回付しなければならない。

(1) 担当者を明確に指示すること。

(2) 参考資料等他課から収集の必要があると認められる場合は、その旨を記入の上指示すること。

3 担当者は、上司の指示事項により処理する。ただし、期日内に処理することが困難と認められるものは、課長の承認を得て当該処理期日を延長することができる。

(主管課に属しない文書)

第21条 課長は、配布を受けた文書又は物品で、自課の主管に属しないと認めるものは、直ちにその理由を付箋用紙に記入して総務課長に返付しなければならない。

(配布文書の特別処理)

第22条 配布文書中重要かつ緊急を要するもので、管理者の指示によりその処理を明らかにすべきであると認めたものは、その文書を携行の上、事務局長又は課長自ら管理者の指示を受けなければならない。

第3節 起案

(起案)

第23条 文書の起案は、伺書(様式第11号様式第12号及び様式第13号)又は報告書(様式第14号様式第15号及び様式第16号)を用い、次の各号に定める事項に留意し、具体的に、かつ、要領よく作成しなければならない。ただし、定例のもので様式の定めがあるもの若しくは軽易な文書で直ちに処理案を当該文書の余白に朱書して処理できるもの又は付箋用紙に記載して当該文書に貼付して処理することができるものにあっては伺書又は報告書を、ワードプロセッサーで作成するものにあっては伺書又は報告書を用いないことができる。

(1) 決裁区分欄の該当箇所に○印を付し、不要となる上司の決裁印欄は斜線で抹消すること。

(2) 起案年月日、課、係及び氏名を記入すること。

(3) 1事案ごとに作成し、件名はできるだけ起案の要旨を明らかにすること。

(4) 予算を伴う場合は、予算支出科目と所要額を記入すること。

(5) 用語は、原則として口語体を用い、漢字は、努めて常用漢字を用いること。

(6) 配布文書のうち、起案を要するものは、当該文書を添付すること。

(7) 起案の経過を分かりやすくするため、必要に応じ参考資料等を添付すること。

(8) 合議を要するものは、合議欄に関係の深い課から順次記入すること。

(9) 発送を要するものは、文書事務手続欄に所要事項を記入すること。

(事務担当課等の表示)

第24条 施行する一般文書には、当該文書に係る事務を担当する課の名称、担当者名及び電話番号を当該文書の末尾に表示するものとする。ただし、当該文書の性質上、担当者名及び電話番号を表示することが適当でない場合は、これらの表示を省略することができる。

(起案文書の整備)

第25条 起案文書は、次に掲げる要領により整備しなければならない。

(1) 2枚以上にわたる起案文書は、左方及び下方をそろえてつづること。ただし、法規文書及び令達文書等の縦書きの文書については、右方及び下方にそろえてつづるものとする。

(2) 図面等は、適宜、袋に入れてつづること。

(起案文書の特殊取扱いの記載)

第26条 秘密に属する起案文書は、伺書又は報告書の上部欄外に「秘」又は「外部秘」と朱書で表示しなければならない。

(起案文書の登録)

第27条 起案文書は、総務課に回付し、総務課において文書整理カードにより登録しなければならない。ただし、第15条の規定により既に文書整理カードを作成してあるものについては、この限りでない。

(文書の照査)

第28条 前条の規定により総務課に回付された文書は、登録前又は浄書前に文書の照査を受けなければならない。

2 前項の照査は、次の各号に掲げる事項に重点を置いて行い、訂正することにより文意を変えてはならない。

(1) 書式及び文体

(2) 用語及び用字

(3) 登録番号及び保存番号

3 前項により訂正すべき箇所が多くある場合は、起案者に返付し再提出させなければならない。

(禁口伝票)

第29条 口頭又は電話による事務連絡及び通知を受けた場合は、必要に応じ禁口伝票(様式第17号)に所要事項を記入し、その受付者が認印を押し、主管課長に回付しなければならない。

2 主管課長は、回付された禁口伝票中その内容により一般文書の取扱いをしなければならないと判断したものについては、総務課長に回付しなければならない。

3 総務課長は、一般文書とみなし回付されたものは、収受文書として処理するものとする。

第4節 決裁及び合議

(決裁の区分)

第30条 決裁の区分は、一部事務組合下北医療センター事務専決代決規程に定めるところによる。

(起案文書の回議)

第31条 起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、担当者から課長を経て順次決裁権限を有する者に回議し、決裁を受けなければならない。

(合議)

第32条 他の課に関係のある起案文書は、主管課長の決裁を経た後、その関係課長に合議しなければならない。

2 合議の順序は、関連の深い課長から順次関係課長へ回議しなければならない。

3 前項の合議を要する起案文書について関係課長の意見が異なるときは、互いに協議し、なおその意見が一致しないときは、意見を記した付箋用紙を付け、上司の指揮を受けなければならない。

4 起案文書の回議を受けた場合において、当該文書の記載事項について加筆又は訂正をしたときは、その加筆又は訂正をした者が当該加筆又は訂正の箇所に認印しなければならない。ただし、その訂正が記載事項に変更を生じない場合は、認印を省略することができる。

5 合議文書は、直ちに同意、不同意を決定するように努め、決定に時間を要するときは、その理由を主管課長に通知しなければならない。

6 緊急を要するもの又は合議を要する課の多い場合は、会議をもって合議とすることができる。

7 合議を経た起案文書について、その内容に重要な変更を加え、又は廃止となったときは、速やかに当該起案文書を合議先に回付し、又はその旨を通知しなければならない。

(持ち回り)

第33条 合議を要する起案文書で緊急に処理を要するもの又は詳細に説明を要するものは、担当者又は当該主管課の職員(詳細な説明を要するものは、その内容を説明できる者に限る。)が合議書類を持ち回りして決裁を受けなければならない。

2 合議を要する起案文書で重要又は秘密に属するものは、原則として課長又は担当者が自ら持ち回りして決裁を受けなければならない。

(合議の特例)

第34条 次の各号のいずれかに該当する文書は、主管課長の決裁後、総務課長に合議しなければならない。

(1) 令達文書(指令を除く。)及び通達事案に関するもの

(2) 議会の議案その他の案件に関するもの

(3) 条例、規則等の制定又は改廃に関するもの

(4) 法令、例規の解釈又は適用の方法に関するもの

(5) 争訟に関するもの

(6) 契約(約款によるものを除く。)に関するもの

(7) その他病院に重大な影響を及ぼすもの

2 前項の文書のうち、第2号及び第3号に該当する文書は、その事務が完了したときは、直ちに総務課長に引き継がなければならない。

(後閲)

第35条 起案文書で上司が不在のため代決したものは、上司在庁の際その文書を後閲に供しなければならない。

(決裁年月日)

第36条 起案文書で決裁の終わったものは、主管課において決裁年月日を記入する。ただし、専決代決者に係る起案で他の課長に回議を要しない文書にあっては、起案者が記入するものとする。

第5節 公印及び発送等

(発送文書の公印等)

第37条 発送文書は、公印を押し、原議と契印しなければならない。ただし、当該発送文書が軽易な一般文書であって印刷又は謄写に付したものであるときは公印又は契印を、契約書、感謝状、書簡等の一般文書、電子計算組織の利用に係る文書及び公印の印影刷込文書であるときは契印の押印を省略することができる。

2 前項の規定により公印を使用した場合は、伺書又は報告書の当該欄に公印を使用した者が認印し、その責任を明確にしなければならない。

(発信)

第38条 文書の発信は、管理者又は院長名を用いる。ただし、特に委任された事項及び軽易なものについては、事務局長若しくは課長又は課若しくは係名を用いることができる。

(発送等)

第39条 文書及び物品の発送は、郵便によるものにあっては総務課において、その他のものにあっては主管課において、電報の発信は、主管課において行わなければならない。ただし、総務課において発送すべき文書又は物品で緊急その他やむを得ない理由により総務課に回付することができないものについては、主管課において直接発送することができる。

2 総務課において発送する文書及び物品は、主管課において封かん、封装又は包装し、親展、秘扱い、書留、速達その他の特殊取扱いのものは封皮にその表示をした上で、総務課に回付しなければならない。

3 主管課において文書又は物品を発送するときは、主管課長は、発送に必要な郵便切手又は郵便はがきを総務課長に請求することができる。

4 前項の規定により郵便切手又は郵便はがきを払い出したとき、及び郵便切手又は郵便はがきを使用して発送するときは、郵便切手受払簿(様式第18号)に所要事項を記入する。

5 小包その他特殊の包装を必要とする文書及び物品は、各課において包装しなければならない。

(発送の要領等)

第40条 総務課における文書及び物品の発送(以下この項において「文書等の発送」という。)は、次に掲げる要領により行わなければならない。

(1) 文書等の発送は、総務課に回付された日とする。ただし、これにより難いときは、その翌日発送するものとする。

(2) 文書等の発送は、原則として料金後納扱いとし、料金後納郵便差出票(様式第19号)に所要事項を記入の上、発送するものとする。

(料金節減の取扱い)

第41条 総務課長は、書留、速達その他の特殊取扱いの表示があっても、その必要がないと認めるものについては、主管課に連絡して、その発送方法を変更することができる。

2 文書又は物品を郵送するときは、各種の取扱いを比較し、最低の料金で発送するよう努めなければならない。

第6節 保存及び廃棄

(文書の保存)

第42条 文書は、すべて登録番号により総務課が保存する。

2 各課は、完結文書を直ちに総務課に回付しなければならない。

3 総務課では、回付された関係文書の登録番号及び保存年等を確認の上、文書分類ごとにフォルダーに入れ、キャビネットに格納しなければならない。この場合、文書整理カードCには、保存年月日及び廃棄年月を記入し、登録番号の順に配列して、保存文書の索引に用いる。

4 登録外文書のうち、保存を必要とするものは、登録文書と別に課別に保存する。

(保存年限)

第43条 文書の保存年限は、法令その他別に定めのあるもののほか、永年、10年、5年及び1年の4区分とし、保存年限の各区分の基準は、次条に定めるところによる。

2 保存年限は、文書完結の属する年度の翌年度の初日から起算する。

(保存年限の各区分の基準)

第44条 永年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(1) 条例、規則その他の規程の制定及び改廃に関する文書

(2) 法令、条例、規則等の解釈、運用方針等に関する文書で重要なもの

(3) 行政処分に関する文書で特に重要なもの

(4) 土地その他重要な財産の取得及び管理に関する文書

(5) 重要な事業計画及びその実施に関する文書

(6) 職員の人事異動、分限及び懲戒に関する文書並びに履歴書

(7) 審査請求、異議申立てその他訴訟に関する文書で重要なもの

(8) その他永年の保存を必要と認める文書

2 10年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(1) 報告、届出等で特に重要な文書

(2) 消滅時効が5年を超える債権に係る証拠書その他出納に関する重要な文書及び帳簿

(3) その他10年の保存を必要と認める文書

3 5年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(1) 消滅時効が5年以下の債権に係る証拠書その他出納に関する文書及び帳簿

(2) その他5年の保存を必要と認める文書

4 1年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(1) 一時的処理に属する申請、願、届、上申、調査及び照会等の文書

(2) 出納に関する軽易な文書及び帳簿

(3) その他軽易な文書

(キャビネット)

第45条 キャビネットは、1年保存用と5年保存用の2種類を総務課に備え付け、文書を格納する前に次のとおりガイド及びフォルダーを備え付ける。

(1) 第1ガイドに大、中分類番号及び中分類の名称を記入すること。

(2) 第2ガイドに大、中、小分類番号及び小分類の名称を記入すること。

(3) フォルダーには大、中、小分類番号と文書番号を記入すること。

(4) キャビネット内のガイド及びフォルダーの配列要領は、分類番号の順に手前から奥に向かって配列すること。

(文書の保存方法)

第46条 総務課長は、完結文書の回付を受けたときは、その文書の属するキャビネットのフォルダーに次の各号により格納する。

(1) フォルダーに格納する文書は、分類番号、文書番号順に並べ、分類番号及び文書番号が同一のものは施行月日の早いものから配列すること。

(2) 1つのフォルダーに格納する書類の量は、おおむね5センチメートルでとし、それ以上になるときは適宜分割して格納すること。

2 保存文書は、次の各号に定める区分により保存する。

(1) 1年保存文書は、1年保存用キャビネットにおいて1年間保存すること。

(2) 5年保存文書は、1年保存用キャビネットにおいて1年間保存した後、5年保存用キャビネットに移し替えて、年度区分により4年間保存すること。

(3) 10年保存文書は、1年保存用キャビネットにおいて1年間保存した後、5年保存用キャビネットに移し替えて、年度区分により4年間保存し、その後は書庫において5年間保存すること。

(4) 永年保存文書は、1年保存用キャビネットにおいて1年間保存した後、5年保存用キャビネットに移し替えて、年度区分により4年間保存し、その後は書庫において永年保存すること。

(保存文書の編集)

第47条 保存文書の編集は、すべて次の各号により総務課において行う。

(1) 編集した保存文書は、書庫において保存する。

(2) 編集は、会計年度をもって行うこと。

(3) 編集を要する文書は、分類番号ごとの保存年限別にすること。

(4) 分類が2以上に関する文書は、主題が最も関係の深い分類にすること。

(5) 編集簿冊の厚さは、1冊5センチメートルを限度とし、これを超えるときは適宜分冊すること。

(6) 文書の附属する図面、写真、帳簿等で文書とともに編集することができないものは、別に袋に収容すること。

(7) 編集した簿冊の表紙(様式第20号)及び背表紙(様式第21号)に年度、名称及び課名、保存年限を記入すること。

(8) 編集を終えた簿冊は、文書保存カード(様式第22号)に記入すること。

(文書の収蔵)

第48条 総務課において編集し終わった簿冊は、総務課長の査閲を受けた後、書庫に収蔵しなければならない。

2 書庫内の書棚は、常に閲覧しやすいようにしておかなければならない。

(保存文書の管理)

第49条 書庫は、総務課長が管理する。

2 書庫は、常に整理し、重要なものは天災、地変に際して直ちに持ち出せる状態にしておくとともに、紛失、盗難等の予防を完全にしなければならない。

3 総務課長は、毎年文書保存カードによって保存文書を照合しなければならない。

(保存文書の貸出し)

第50条 保存文書を借用する場合は、文書整理カードを持参し、保存文書貸出カード(様式第23号)に所要事項を記入して、総務課長に申し出なければならない。

2 貸出期間、原則として3日以内とする。ただし、総務課長の承認を得たときは、この期間を延長することができる。

(転貸の禁止等)

第51条 前条の規定により保存文書を借用した者は、これを転貸し、取り替え、若しくは訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、庁外の持ち出しについては、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(部外者の閲覧等)

第52条 総務課長は、職員以外の者から保存文書の閲覧を求められたときは、関係課長と協議し、差し支えないと認めるものに限り、事務局長の承認を得て閲覧させることができる。

2 主管課長は、法令の規定に基づき他の官公署に対して保存文書を提出しなければならない場合若しくはこれに準ずる場合又は病院を当事者とする訴訟の遂行上保存文書を証拠物として提出する必要がある場合は、保存文書庁外持出書(様式第24号)により、総務課長の承認を得てこれを庁外に持ち出すことができる。

(保存文書の廃棄等)

第53条 総務課長は、保存文書で保存年限を経過したものについては、関係課長に協議の上、廃棄処分するものとする。

2 総務課長は、前項の協議により主管課長において保存の必要があると認める文書については、更に必要な保存期間を定めて、これを保存することができる。

3 総務課長は、定期的に保存年限を経過しない保存文書又は永年保存の保存文書を調査し、関係課長に協議の上、保存年限を短縮し、又は保存の必要がないと認めるものについては、廃棄処分することができる。

4 第1項及び前項の規定により保存文書を廃棄しようとするときは、廃棄文書と同時に、文書整理カードBを廃棄する。

5 文書整理カードC及び文書保存カードは、文書廃棄後、廃印を押し、3年間保存する。

6 登録外文書の廃棄については、総務課において適宜廃棄する。

(廃棄文書の処理方法)

第54条 総務課長は、前条の規定により廃棄処分しようとするときは、廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のある内容が記載されているもの又は印章を悪用されるおそれのあるものについては、削除、裁断、焼却等の処理をしなければならない。

附 則

1 この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行の際現に有する帳票類については、所要の調整をして使用することができる。

附 則(平成6年訓令甲第3号)

1 この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行の際現に有する帳票類については、所要の調整をして使用することができる。

附 則(平成7年訓令甲第3号)

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令甲第5号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

別表第1(第7条関係)

帳票等の種類及び様式

No.

帳票等の種類

様式番号

1

公布簿

様式第1号

2

収受日付印

様式第2号

3

文書処理カード

様式第3号

4

文書整理カード

様式第4号

5

親展書留収受簿

様式第5号

6

金券等収受簿

様式第6号

7

電報収受簿

様式第7号

8

使送文書等配布簿

様式第8号

9

鉄道便等配布簿

様式第9号

10

付箋用紙

様式第10号

11

伺書(一般用)

様式第11号

12

伺書(工事用)

様式第12号

13

伺書(物品用)

様式第13号

14

報告書(一般用)

様式第14号

15

報告書(工事用)

様式第15号

16

報告書(物品用)

様式第16号

17

禁口伝票

様式第17号

18

郵便切手受払簿

様式第18号

19

料金後納郵便差出票

様式第19号

20

編集簿冊表紙

様式第20号

21

編集簿冊背表紙

様式第21号

22

文書保存カード

様式第22号

23

保存文書貸出カード

様式第23号

24

保存文書庁外持出書

様式第24号

別表第2(第11条関係)

文書類目基本分類表

総括

中分類

大分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

0

総務

庶務

組織運営

文書

広報広聴

統計

訴訟

 

 

 

1

人事

庶務

要因

任免

服務

給与

労務

研修

派遣

厚生

2

財務

庶務

予算

決算

出納

収入

徴収

財産

地方債

 

3

用品

庶務

事務品

燃料

備消耗品

給食

 

 

 

 

4

医療

庶務

委託受託

診療情報

へき地医療

 

 

 

 

 

0 総務編

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

0

庶務

諸務

協議会

病院会

連合会

学会

褒章

庁内取締

庁内施設運営管理

外部団体

1

組織運営

諸務

例規

職制

総合企画

連絡調整

診療会議

施設会議

事務管理

 

2

文書

諸務

公印

発受信

整理

保存

 

 

 

 

3

広報広聴

諸務

住民活動

職員活動

院内活動

 

 

 

 

 

4

統計

諸務

患者

医師

その他

 

 

 

 

 

5

訴訟

諸務

異議申立

訴訟

和解調停

賠償

 

 

 

 

1 人事編

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

0

庶務

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

1

要因

諸務

職階

定員現員

定員管理

 

 

 

 

 

2

任免

諸務

試験

採用

昇給昇格

降任降給

配置異動

休復職

退職

資格

3

服務

諸務

勤務時間

考課

身分

出張

時間外勤務

表彰

分限懲戒

事故

4

給与

諸務

報酬給料諸手当

賃金

 

 

 

 

 

 

5

労務

諸務

公務災害

職員団体

 

 

 

 

 

 

6

研修

諸務

初任者研修

院長研修

医師部門研修

看護部門研修

薬剤部門研修

理学検査部門研修

栄養部門研修

事務職員研修

7

派遣

諸務

医師派遣

看護婦派遣

薬剤師派遣

理学検査部門派遣

栄養士派遣

一般職員派遣

委嘱受託

 

8

厚生

諸務

被服貸与

派遣

 

 

 

 

 

 

2 財務編

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

0

庶務

諸務

財政計画

財政調査報告

財政公表

 

 

 

 

 

1

予算

諸務

当初予算編成

追加

執行管理

 

 

 

 

 

2

決算

諸務

保存

作票

 

 

 

 

 

 

3

出納

諸務

資産

収納

 

 

 

 

 

 

4

収入

諸務

使用料

手数料

補助金交付金

交付税

財産収入

寄附金

雑収入

 

5

徴収

諸務

調査整理

収入督励

徴収猶予

差押処分

滞納繰越

執行停止

欠損処分

 

6

財産

諸務

土地

建物

工作物

重要器具

有価証券

財産権

 

 

7

地方債

諸務

長期債

短期債

 

 

 

 

 

 

3 用品編

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

0

庶務

諸務

調達業者

用品調査

用品契約

 

 

 

 

 

1

事務品

諸務

購入

保管受払

 

 

 

 

 

 

2

燃料

諸務

購入

 

 

 

 

 

 

 

3

備消耗品

諸務

購入

 

 

 

 

 

 

 

4

給食

諸務

購入

 

 

 

 

 

 

 

4 医療編

小分類

中分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

0

庶務

諸務

治療医療

医療法手続

医師手続

免許

医療機関

医療給付

算定基準

医療情報

1

委託受託

諸務

指導

健康診断

 

 

 

 

 

 

2

診療情報

諸務

契約

病歴管理

 

 

 

 

 

 

3

へき地医療

諸務

事業

 

 

 

 

 

 

 

別表第3(第11条関係)

課の記号

(室、科、局)

記号

総務課

病院機能評価受診準備室

臨床研修教育課

企画財政課

管財課

医事課

情報管理室

メンタルヘルス科相談室

総合健診科

地域連携科

薬剤科

栄養管理科

看護局

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むつ総合病院文書取扱規程

平成5年3月31日 訓令甲第3号

(平成19年4月1日施行)

体系情報
第3編 組織・処務/第2章
沿革情報
平成5年3月31日 訓令甲第3号
平成6年3月30日 訓令甲第3号
平成7年3月30日 訓令甲第3号
平成19年3月30日 訓令甲第5号